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Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Marc Saleiko
Am Mühlenbach 21, 41379 Brüggen, Deutschland
E-Mail: post@hallotomte.de  (siehe auch Impressum)

Grundsätzliches

Tomte verarbeitet eure Familiendaten ausschließlich, um euch den Assistenten bereitzustellen. Wir verkaufen eure Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die unten genannten Auftragsverarbeiter, die für den Betrieb von Tomte notwendig sind.

Welche Daten wir verarbeiten

  • Konto- und Profildaten: Name, E-Mail-Adresse, ggf. Passwort, Rolle innerhalb der Familie, Spracheinstellung.
  • Familieninhalte: Listen und Listeneinträge, Kalendereinträge, Erinnerungen/Themen ("Wissen"), Chatnachrichten und darin enthaltene Anhänge (Fotos, Dokumente).
  • Sprachaufnahmen: Bei der Spracheingabe wird die Audioaufnahme direkt zur Transkription an unseren KI-Anbieter übertragen und danach von uns nicht dauerhaft gespeichert — gespeichert wird nur der daraus erzeugte Text als Teil eurer Chatnachricht.
  • Nutzungsdaten: Token- und Kostenzähler pro Nachricht (zur Anzeige eures Nutzungskontingents), technische Protokolldaten (z. B. Fehlerberichte, siehe unten).
  • Push-Benachrichtigungen: Sofern aktiviert, ein geräteseitiger Push-Endpunkt (kein Nachrichteninhalt) zur Zustellung von Benachrichtigungen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung eurer Familieninhalte, Konto- und Nutzungsdaten erfolgt zur Erbringung des Tomte-Dienstes und damit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Optionale Funktionen, die eine Übermittlung an nicht in der EU gehostete Anbieter mit sich bringen (z. B. ein alternatives KI-Modell außerhalb Europas), setzen eure ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO voraus und sind standardmäßig deaktiviert. Fehlerprotokollierung und Maßnahmen zur Betriebssicherheit stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortliche an der Bereitstellung von Tomte beteiligt sind:

  • Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Hosting des Servers und der Datenbank in Nürnberg, Deutschland.
  • Mistral AI (EU) — Standardmäßig genutztes KI-Modell für Chat, Textverarbeitung und Sprachtranskription; wird über die EU-gehostete Infrastruktur von Mistral abgerufen.
  • Anthropic (USA) — Optionales, alternatives KI-Modell, das eure Familie ausdrücklich und einzeln aktivieren muss. Wird nur bei aktivierter Einwilligung genutzt.
  • Brevo (Sendinblue SAS) (EU/Frankreich) — Versand von System-E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen) über einen EU-basierten SMTP-Dienst.
  • Linkup (EU) — Optionale Websuche im Chat, sofern von eurer Familie aktiviert.
  • Bugsink (EU) — Selbst betriebener, EU-gehosteter Fehler-Tracking-Dienst. Es werden ausschließlich technische Fehlermeldungen übertragen, keine Familieninhalte.
  • Push-Zustelldienste eurer Geräte/Browser (z. B. von Google, Mozilla oder Apple betrieben) — technisch notwendig, um Push-Benachrichtigungen an euer Gerät zuzustellen. Diese Dienste erhalten lediglich einen Zustell-Endpunkt, keinen Nachrichteninhalt.

Übermittlung in Drittländer

Die Nutzung von Anthropic (USA) sowie ggf. der geräteseitigen Push-Zustelldienste kann zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR führen, für die kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt. Für Anthropic erfolgt dies ausschließlich nach eurer ausdrücklichen, jederzeit widerruflichen Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO); Standard­vertrags­klauseln mit den genannten Anbietern sind derzeit noch nicht abgeschlossen. Standardmäßig verbleiben eure Daten bei der Nutzung von Tomte innerhalb der EU.

Speicherdauer

Wir speichern eure Daten, solange euer Familienkonto besteht. Es gibt aktuell noch keine automatisierte Löschfrist. Wenn ihr euer Konto oder das eurer Familie löschen möchtet, schreibt uns unter post@hallotomte.de — wir löschen die zugehörigen Daten dann manuell, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Cookies und lokale Speicherung

Tomte verwendet ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, um euch angemeldet zu halten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) — hierfür ist keine Einwilligung erforderlich. Es werden keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies Dritter eingesetzt. Als installierbare Web-App (PWA) speichert Tomte zusätzlich einige technische Einstellungen lokal auf eurem Gerät.

Kinder in der Familie

Kinder können als Familienmitglieder angelegt werden, ohne sich selbst zu registrieren oder anzumelden — verantwortlich für die über sie eingegebenen Daten ist die Familie, die diese einträgt.

Datensicherheit

Die Übertragung zwischen eurem Gerät und unseren Servern erfolgt verschlüsselt (TLS). Besonders sensible Zugangsdaten (API-/MCP-Token) speichern wir zusätzlich verschlüsselt in unserer Datenbank.

Eure Rechte

Ihr habt jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung eurer Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wendet euch dazu an post@hallotomte.de. Ihr habt außerdem das Recht, euch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren — zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Änderungen dieser Erklärung

Da sich Tomte weiterentwickelt, kann sich auch diese Datenschutzerklärung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung findet ihr immer auf dieser Seite.